nadačního fondu Propolis³³

1) Úvod

Nadační fond Propolis 33, IČO 10845551, se sídlem Lázeňská 285/11, Praha, zapsaný v nadačním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. N 1942, (dále jako „Nadační fond“) při vykonávání svého účelu, tedy na podporu ženských charitativních a osvětových iniciativ, zpracovává v rámci podpory Vaše osobní údaje, a to v případě, že jste žadatelem o založení sbírky, obdarovaným ze založené sbírky, popřípadě jeho zákonným zástupcem, či dárcem poskytující finanční obnos do příslušné sbírky založené pro potřebného – později obdarovaného, vždy však pouze v případě, že jste fyzickou osobou.

Účelem těchto zásad zpracování osobních údajů Nadačního fondu je seznámit Vás, jaké osobní údaje o Vás Nadační fond, jakožto správce, zpracovává, za jakými účely jsou tyto osobní údaje zpracovávány a jak dlouhou dobu Nadační fond v souladu s platnými právními předpisy tyto osobní údaje zpracovává, komu a z jakého důvodu je oprávněn je předat, a v neposlední řadě je účelem těchto zásad zpracování osobních údajů Nadačního fondu Vás informovat o tom, jaká práva Vám jakožto subjektům údajů v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů náleží.

Tyto zásady jsou vydávány v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále též jen „GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti Nadačního fondu jako správce dle čl. 13 GDPR, a jsou účinné od 1. 10. 2019.

2) Správce osobních údajů

Správcem Vašich osobních údajů je Nadační fond Propolis 33, IČO 10845551, se sídlem Lázeňská 285/11, Praha, zapsaný v nadačním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. N 1942.

Správce Vašich osobních údajů můžete kontaktovat na níže uvedených kontaktech:
e-mail: info@nfpropolis.cz
telefonní číslo: +420 737 607 448
webové stránky: https://www.nfpropolis.cz/

3) Jaké osobní údaje zpracováváme

Zpracováváme pouze osobní údaje, které nám sami poskytnete prostřednictvím formuláře sloužícího k žádosti o založení sbírky pro potřebného či prostřednictvím Vámi podepsaného souhlasu se založením takovéto sbírky pro Vás jako pro potřebného, nebo které nám budou jinak s Vaším souhlasem poskytnuty. Zpracováváme tak zejména tyto osobní údaje:

• jméno a příjmení, popř. název obchodní firmy fyzické osoby – podnikatele,
• datum narození,
• číslo občanského či jiného průkazu a dobu jeho platnosti,
• trvalé a přechodné bydliště,
• fakturační a doručovací adresa,
• údaje prokazující oprávněnost Vaší žádosti o příspěvek ze sbírky či jinou podporu Vám Nadačním fondem poskytnutou,
• doklady prokazující, že s příspěvkem ze sbírky či jinou podporou bylo naloženo v souladu s pravidly za kterých byly poskytnuty,
• identifikační číslo (IČO) a daňové identifikační číslo (DIČ),
• bankovní spojení,
• telefonní číslo a e-mailová adresa.

V případě potřebného mladšího 18 let nebo v případě potřebného majícího opatrovníka dále zpracováváme osobní údaje jeho zákonného zástupce nebo opatrovníka, zejména pak:

• jméno a příjmení,
• datum narození,
• adresa trvalého a přechodného bydliště,
• bankovní spojení,
• telefonní číslo a e-mailová adresa.

V případě, že s námi komunikujete jako zástupce právnické osoby, zpracováváme o Vás následující údaje:

• jméno a příjmení,
• telefonní číslo a e-mailová adresa,
• Vaší pozici ve vztahu k právnické osobě, kterou zastupujete.

V případě, že jste naším dárcem, zpracováváme o Vás následující údaje:

• jméno a příjmení, případně IČO,
• datum narození;
• adresa bydliště/sídla,
• telefonní číslo a e-mailová adresa,
• informace o výši nadačního daru.

V případě poskytnutí osobních údajů třetích osob, např. při žádosti o založení sbírky pro tyto osoby, se zároveň zavazujete dotyčnou osobu o této skutečnosti informovat a jste povinni tuto seznámit s těmito zásadami zpracování osobních údajů a zajistit její písemný souhlas se založením sbírky pro ni a se zpracováním jejích osobních údajů Nadačním fondem.

Při Vašich návštěvách našich webových stránek můžeme shromažďovat informace o těchto Vašich návštěvách, jako jsou Vaše IP adresa, datum a čas přístupu, informace o Vašem operačním systému, webovém prohlížeči, Vaše chování na našich stránkách. Navštívíte-li naše webové stránky z Vašeho mobilního telefonu, tabletu apod., můžeme zpracovávat i informace o tomto zařízení. V těchto případech se však snažíme v maximální míře tyto informace anonymizovat tak, aby nebylo možné je přiřadit konkrétní osobě.

Při Vašich návštěvách našich webových stránek dále zpracováváme i cookies, tedy krátké textové soubory, jež zaznamenávají informace o Vaší návštěvě našich webových stránek. Prostřednictvím těchto souborů můžeme odlišit jednotlivé návštěvníky našich webových stránek.

4) Za jakým účelem a z jakého důvodu zpracováváme Vaše osobní údaje

Vaše osobní údaje zpracováváme, neboť je to nezbytné pro plnění z uzavřené smlouvy o poskytnutí nadačního příspěvku, darovací smlouvy či jiných závazků předpokládaných našimi darovacími podmínkami a pro účely našich oprávněných zájmů.

Jste-li oprávněným – obdarovaným, zpracováváme Vaše osobní údaje zejména za účelem:

• uzavření a evidence smluv uzavíraných mezi námi,
• kontrola použití předmětného nadačního příspěvku,
• evidence poskytnutých nadačních darů a nadačních příspěvků zejména za účelem vedení řádného účetnictví a za účelem splnění dalších zákonných povinností dle platných právních předpisů,
• uveřejňování Vašeho příběhu na našich webových stránkách.

Jste-li žadatelem o založení sbírky, zpracováváme Vaše osobní údaje zejména za účelem:

• evidence žadatelů o založení sbírky,
• posouzení Vaší žádosti.

Jste-li dárcem, zpracováváme Vaše osobní údaje zejména za účelem:

• evidence poskytnutých darů zejména za účelem vedení řádného účetnictví a za účelem splnění dalších zákonných povinností dle platných právních předpisů,
• uzavření a evidence darovacích smluv uzavíraných mezi námi.

Vaše osobní údaje zpracováváme, neboť je to nezbytné pro splnění právních povinností, které máme, zejména při kontrolách ze strany orgánů veřejné správy nebo při plnění jiných povinností, např. při plnění povinnosti poskytnout tyto údaje orgánům činným v trestním řízení apod.

Ve všech případech zpracováváme Vaše osobní údaje jen, je-li to nezbytné, a jen v tom rozsahu, v jakém je to nezbytně nutné.

5) Poskytování osobních údajů třetím subjektům

Vaše osobní údaje předáváme svým zaměstnancům z důvodu zpracování Vašeho požadavku na zahájení sbírky pro potřebného, dále z důvodu převedení daru z příslušné veřejné sbírky prostřednictvím nadačního příspěvku na osobu potřebného, později obdarovaného, či poskytnutí daru. Vaše osobní údaje dále mohou být předány externím účetním nebo externím advokátům vázaným povinností mlčenlivosti pro účely splnění našich zákonných povinností nebo v případě řešení sporů mezi námi.

V případě, že nám poskytnete nadační dar přesahující hodnotu 10.000,- Kč nebo v případě, že Vám byl poskytnut nadační příspěvek přesahující hodnotu 10.000,- Kč, budou Vaše osobní údaje v souladu se zákonem zveřejněny ve výroční zprávě Nadačního fondu.

Vaše osobní údaje mohou být poskytovány provozovatelům televizního vysílání či radiového rozhlasu za účelem propagace příběhu potřebného, a to zpravidla za účelem zvýšení objemu darů v rámci veřejné sbírky. Vaše osobní údaje nesdílíme s jinými správci osobních údajů.

6) Způsob a doba zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme především automaticky, ale i manuálně, a jsou uchovávány v papírové a elektronické podobě.

Při zpracování Vašich osobních údajů činíme veškerá nezbytná technická i organizační opatření zajišťující jejich ochranu.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po celou dobu trvání veřejné sbírky či smluvního vztahu mezi námi a dále po dobu 5 let ode dne skončení veřejné sbírky či tohoto smluvního vztahu. Osobní údaje, které jsou nezbytné pro plnění našich právních povinností dle platných právních předpisů, uchováváme po celou dobu nezbytnou ke splnění těchto povinností.

Nejste-li úspěšným žadatelem o založení sbírky, jsou Vaše osobní údaje i osobní údaje třetí osoby Vámi poskytnuté zpracovávány pouze po dobu mezi vyplněním formuláře o žádosti o založení veřejné sbírky do Vám doručené informace, že Vámi navrhovaná veřejná sbírka nebude uskutečněna.

7) Vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů

Dle GDPR máte tato práva:

7.1. Právo na přístup k osobním údajům.
Máte právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje právo získat od nás potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje, a dále informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od nás opravu nebo výmaz Vašich osobních údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, a o právu podat stížnost u dozorového úřadu.
Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace můžete uplatnit písemně nebo elektronicky na našich níže uvedených kontaktech.

7.2. Právo na opravu nepřesných údajů.
Máte právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o Vás zpracováváme. Na druhou stranu nicméně máte povinnost oznamovat nám veškeré změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň jste povinni poskytnout nám součinnost, zjistíme-li, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, nejsou přesné. Opravu provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti.

7.3. Právo na výmaz.
Máte právo na výmaz osobních údajů, které se Vás týkají, pokud neprokážeme, že jsou dány oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů.

7.4. Právo na omezení zpracování.
Budete-li popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo podáte-li námitku proti jejich zpracování, máte právo na omezení zpracování osobních údajů do doby vyřešení Vašeho podnětu.

7.5. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování.
V případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování Vašich osobních údajů máte právo, abychom Vám takový záznam oznámili. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, budeme o této skutečnosti informovat jednotlivé příjemce Vašich osobních údajů, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě Vaší žádosti můžeme poskytnout informaci o těchto příjemcích.

7.6. Právo na přenositelnost osobních údajů.
Máte právo na přenositelnost osobních údajů, které se Vás týkají a které jste nám poskytl(a), a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat nás o předání těchto údajů jinému správci. Rovněž nás můžete požádat, abychom v tomto formátu dodali tyto informace Vám.

7.7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů.
Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů z důvodu našeho oprávněného zájmu. V případě, že Vám neprokážeme, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad Vašimi zájmy, právy a svobodami, bez zbytečného odkladu ukončíme zpracování Vašich osobních údajů.

7.8. Uplatnění výše uvedených práv.
Nadační fond nemá povinnost mít pověřence pro ochranu osobních údajů a ani ho nemá. Pro uplatnění výše uvedených práv nás můžete kontaktovat na výše uvedených kontaktních údajích.

7.9. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů.
Budeme rádi, pokud případné nedostatky spojené se zpracováním osobních údajů budete řešit nejdříve s námi. Snažíme se o maximální ochranu Vašich osobních údajů a rozhodně není naším cílem Vaše práva ani v nejmenším poškozovat, a proto se budeme pozorně věnovat Vašim stížnostem. Pokud se přesto budete chtít obrátit na dozorový orgán, tak se se stížnostmi týkajícími se zpracování Vašich osobních údajů máte právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).